POUR LES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES ET LES INTERCOMMUNALITÉS
IA et collectivités territoriales : un audit qui mesure le temps récupérable
Dans beaucoup de collectivités, une part du temps des agents sert à faire circuler l'information d'un outil à l'autre. On dépose en signature, on assemble l'ordre du jour, on remet chaque document à la charte, on confirme les inscriptions une à une.
Notre audit IA et organisation mesure ce temps pôle par pôle, puis désigne ce qui mérite d'être automatisé.
Parler de votre auditCe qu'on entend en collectivité
Ces phrases résument ce que décrivent les agents rencontrés en collectivité. Nous les reprenons reformulées et anonymisées, comme des propos types plutôt que comme des témoignages de clients, parce qu'elles décrivent mieux que nous le coût caché de l'organisation actuelle.
« Au secrétariat, on fait le lien entre l'agent qui demande et la signature, sans rien y ajouter. »
« Rien ne nous prévient quand un document est signé, alors on retourne vérifier plusieurs fois par jour. »
« On a essayé l'édition à plusieurs dans le même document : conflits de versions, travail perdu, retour au copier-coller. »
« Retenir toutes les règles de présentation, c'est une fatigue pour les agents. »
« Chez nous, chacun sait ce qu'il a à faire : un outil de plus, on n'en voit pas l'intérêt. »
« On nous promet depuis longtemps une publication automatique. »
Où part le temps des agents
Le temps se disperse dans des gestes courts, répétés chaque jour dans chaque pôle, que personne n'a jamais additionnés.
Le circuit de signature
Le document passe de l'agent au secrétariat, du secrétariat à la plateforme, puis revient par le même chemin. Faute de notification, quelqu'un retourne vérifier si la signature est faite.
L'ordre du jour et les comptes rendus
Chaque service envoie sa contribution, qui est copiée, collée puis remise en forme dans un document unique. Les décisions sont ensuite ressaisies dans un tableau pour pouvoir les retrouver.
La mise en conformité à la charte
Avant de partir vers les élus, chaque point d'instance est repris à la main pour respecter la charte administrative, des titres à la numérotation.
Les inscriptions et le suivi budgétaire
Chaque inscription se confirme à la main, la liste d'attente se tient à part et les messages partent un par un. Côté finances, l'exécuté budgétaire est recopié ligne à ligne dans un tableur de suivi.
Ces symptômes sont ceux d'un système d'information fait d'outils qui ne communiquent pas, où les agents comblent à la main les liaisons qui manquent entre les logiciels.
Notre audit IA et organisation, pôle par pôle
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1
Des entretiens dans chaque pôle
Nous rencontrons chaque pôle sur place et regardons les outils en démonstration, pour voir les gestes réels plutôt que la procédure théorique.
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2
La mesure de la durée et de la fréquence
Chaque tâche répétitive reçoit une durée en minutes et une fréquence. Quand une plateforme garde un historique, nous exportons son journal pour compter les volumes réels au lieu de les estimer.
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3
Le chiffrage en heures et en euros
La récurrence, multipliée par la durée et par le coût horaire chargé, donne le coût annuel de chaque tâche. La méthode complète est détaillée dans notre guide pour chiffrer le temps récupérable avant d'automatiser.
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4
Un rapport que la direction peut arbitrer
Chaque piste est classée en gain rapide ou en chantier à cadrer, avec la mesure qui la justifie. La décision reste à la direction et aux élus.
L'audit reprend la méthode de notre audit 360°, appliquée aux contraintes d'une collectivité, des instances aux marchés publics en passant par les données des usagers.
Une intercommunalité au-delà du seuil de la Suite territoriale
L'ANCT indique développer et pouvoir opérer la Suite territoriale pour les communes de moins de 3 500 habitants et les EPCI de moins de 15 000 habitants. Pour une collectivité éligible, c'est un bon socle de départ, et notre audit porte alors sur l'organisation du travail autour de ces outils.
Au-delà de ce seuil, l'intercommunalité compose le plus souvent son environnement numérique avec ses propres éditeurs et prestataires. Les logiciels s'ajoutent alors au fil des besoins, sans plan d'ensemble, et les agents assurent à la main les liaisons qui manquent.
Nous partons de vos outils actuels, sans chercher à tout remplacer. Quand l'IA entre en jeu, nous la déployons sur des modèles ouverts hébergés en France, selon la doctrine décrite sur notre page IA souveraine.
Et si le statu quo suffit ?
Dans une équipe stable, quand le volume ne bouge pas, l'organisation actuelle tient souvent très bien. Chacun connaît sa part et le travail se fait.
Elle se fragilise lors d'une absence, d'un départ ou d'une hausse d'activité, parce qu'une partie des règles n'est écrite nulle part. Notre premier livrable consiste donc à écrire les processus et à mesurer leur coût, avant toute proposition d'outil.
Si le chiffre ne justifie rien, le rapport le dit. Pour commencer de votre côté, notre article explique comment cartographier vos processus administratifs.
Deux inquiétudes qui reviennent avant de se lancer
« L'IA se trompe, il faudra tout recontrôler »
Nous lui confions la forme, qui se vérifie, et l'agent garde le fond. Le taux de correction est mesuré sur un échantillon avant toute généralisation, comme nous l'expliquons dans l'article IA et charte administrative.
« Nos logiciels ne se parlent pas »
Une demande d'accès aux données a plus de chances d'aboutir quand elle décrit un cas d'usage précis. Nous vous aidons à la formuler et à l'inscrire dans vos prochains marchés, en suivant notre guide pour demander une API à l'éditeur.
Questions fréquentes sur l'audit IA en collectivité
Ce que demandent les directions générales et les élus avant d'engager un audit IA et organisation.
Que comprend un audit IA pour une collectivité ?
Il commence par des entretiens pôle par pôle sur site, avec démonstration des outils, puis mesure la durée et la fréquence de chaque tâche répétitive. Nous chiffrons ensuite le coût annuel de ces tâches et classons les pistes en gains rapides ou en chantiers à cadrer. Le rapport final relie chaque recommandation à une mesure, pour que la direction puisse arbitrer.
Notre intercommunalité dépasse le seuil de la Suite territoriale : comment s'outiller ?
L'ANCT indique développer et pouvoir opérer la Suite territoriale pour les communes de moins de 3 500 habitants et les EPCI de moins de 15 000 habitants. Au-delà, l'intercommunalité s'appuie le plus souvent sur ses propres éditeurs et prestataires. Nous partons de cet existant, nous mesurons ce qu'il coûte en temps et nous proposons des automatisations hébergées en France.
Comment chiffrer le temps récupérable sans données fiables ?
Nous remplaçons l'estimation par la mesure dès que c'est possible, car un export du journal de la plateforme de signature ou de formulaires donne le volume réel. Pour le reste, une grille impose les unités pôle par pôle, avec une durée en minutes et une fréquence par semaine ou par mois. Le coût horaire retenu est un coût chargé, calculé à partir des données de paie de la collectivité.
L'IA se trompe parfois : qui contrôle ce qu'elle produit ?
La validation reste à l'agent et la signature à l'autorité compétente. L'IA ne reçoit que des tâches dont le résultat se vérifie, comme la mise en forme, le tri ou un premier brouillon. Avant de généraliser, nous mesurons le taux de correction sur un échantillon réel, et une automatisation qui ne le fait pas baisser est revue ou abandonnée.
Faut-il un outil de plus quand chacun sait ce qu'il a à faire ?
Pas forcément, et l'audit peut conclure qu'aucun outil n'est utile. Le statu quo se fragilise surtout lors d'une absence, d'un départ ou d'une hausse d'activité, quand des règles restées orales viennent à manquer. Écrire le processus et mesurer son coût permet de trancher sur des faits.
Vous dirigez les services d'une collectivité ?
Prenons 30 minutes pour repérer les pôles à auditer en premier.