Chiffrer le temps récupérable avant d'automatiser : récurrence, durée et coût chargé

La formule tient en une ligne

Le coût annuel d'une tâche s'obtient en multipliant sa récurrence sur l'année par sa durée unitaire, puis par le coût horaire chargé de la personne qui l'exécute.

Coût annuel = récurrence annuelle × durée unitaire (en heures) × coût horaire chargé

Prenons un exemple fictif. Une tâche de 10 minutes, répétée 20 fois par semaine sur 45 semaines, représente 150 heures par an. Multipliées par votre coût horaire chargé, ces heures donnent un montant que l'on peut comparer au prix d'une automatisation.

Ce montant ne dit pas encore ce que l'automatisation rapportera. Il reste à estimer la part de la tâche que l'outil prend réellement en charge, rarement la totalité, puis à retrancher le temps de contrôle qui reste à l'agent.

Mesurer le volume au lieu de le deviner

« On connaît le temps passé sur chaque document, mais le volume nous échappe : impossible de savoir ce que ça pèse vraiment. »

L'erreur la plus fréquente consiste à chiffrer précisément la durée d'un geste en devinant sa fréquence. Or la fréquence pèse autant que la durée dans le résultat.

Beaucoup d'outils gardent la trace de ce qui passe par eux. Une plateforme de signature électronique conserve en général l'historique des documents déposés, un outil de formulaires celui des réponses, une messagerie celui des envois.

Un export de ce journal sur quelques mois donne un volume mensuel réel. Il coupe court aux débats de réunion, où chacun avance un ordre de grandeur différent.

Quand aucun journal n'existe, une grille de collecte fait l'affaire, à condition d'imposer les mêmes unités à tous les pôles, une durée en minutes et une fréquence par semaine ou par mois. Sans unités communes, les réponses ne s'additionnent pas.

Le coût horaire chargé, sans le sous-estimer

« On sous-estime le coût d'une heure d'agent quand on oublie les charges. »

Le salaire net ne dit pas ce que coûte une heure de travail à l'employeur. Le coût chargé additionne la rémunération brute et les cotisations patronales, puis divise ce total par le nombre d'heures réellement travaillées dans l'année.

Dans la fonction publique, la référence est une durée annuelle de travail effectif de 1 607 heures, journée de solidarité incluse, comme le rappelle le portail de la fonction publique. Pour un coût plus fin, retranchez les absences moyennes constatées. En entreprise, partez de la durée prévue par votre organisation du temps de travail.

Les montants viennent de la paie, et le rapport social unique d'une collectivité en donne un ordre de grandeur agrégé. Nous ne publions volontairement aucun coût horaire type, car il varie trop selon les grades, les statuts et les régimes de cotisation pour qu'une moyenne serve à décider.

Gain rapide ou chantier : comment trancher

Une fois le coût annuel connu, chaque piste se compare à l'effort nécessaire pour l'automatiser. Le classement qui en sort sert de feuille de route.

• Un gain rapide rapporte un montant modeste pour un effort faible et peu de risque. Il se lance tout de suite et donne confiance aux équipes.
• Un chantier rapporte davantage, mais touche plusieurs outils, plusieurs pôles ou un éditeur. Il se cadre avant de se lancer.
• Une piste coûte parfois plus à automatiser qu'elle ne fait gagner sur plusieurs années. Mieux vaut alors la laisser en l'état.

Méfiez-vous d'un piège fréquent. Un gain rapide paraît parfois trop simple pour mériter l'attention, et il reste dans un rapport sans jamais être fait. Lui attribuer un responsable et une date suffit souvent à le sauver.

Ce raisonnement prolonge celui de notre article sur l'informatique comme centre de profit, où chaque investissement se juge sur ce qu'il rapporte et en combien de temps. Pour une entreprise à faible marge, notre article sur la rentabilité de l'IA en TPE et PME va plus loin et borne le budget de développement à une fraction du gain chiffré.

Les limites honnêtes du chiffrage

Les durées annoncées à l'oral sont souvent révisées en séance, à la hausse comme à la baisse. C'est normal, et c'est pourquoi nous demandons une confirmation écrite pôle par pôle avant de retenir un chiffre dans un rapport.

Le chiffrage reste une estimation qui oriente la décision sans garantir de résultat. Il a pourtant un mérite que l'intuition n'a pas, celui de pouvoir être vérifié après coup en mesurant de nouveau.

Le temps récupérable se mesure aussi sans aucune hypothèse de chiffre d'affaires, ce qui le rend recevable par un dirigeant qui arbitre déjà ses dossiers avec soin. Nous l'associons à une seconde mesure, la pérennité du savoir-faire qui ne vit que dans quelques têtes.

Pour appliquer cette méthode à toute votre organisation, c'est l'objet de notre audit 360°. Sa déclinaison pour le secteur public figure sur notre page IA pour les collectivités territoriales, et la question du contrôle de l'IA est traitée dans notre article sur l'IA et la charte administrative.