Cartographier les processus administratifs : écrire ce qui vit à l'oral
Par François-Guillaume Ribreau, cofondateur de NoBullshit Conseil. Publié le 1er octobre 2026.
Dans toute organisation, une partie des règles n'est écrite nulle part. Elles se décident en réunion, se transmettent de collègue à collègue et tiennent tant que les mêmes personnes sont là.
Les cartographier ne demande ni logiciel ni méthode lourde, seulement un peu de rigueur.
« On vient de décider d'une règle à l'oral : dans six mois, qui s'en souviendra ? »
Pourquoi les conventions orales coûtent cher
Une convention orale fonctionne bien au quotidien. Elle casse le jour où la personne qui la connaît s'absente, change de poste ou part à la retraite.
Elle empêche aussi toute automatisation, car on n'automatise pas une règle que personne n'a formulée. Écrire le processus devient donc la première étape de tout projet d'outillage, avec ou sans IA.
La méthode en quatre temps
- Partez d'un dossier réel, traité ces dernières semaines. Les détails reviennent plus facilement que sur un cas théorique, et les exceptions apparaissent d'elles-mêmes.
- Suivez le document de bout en bout. Notez chaque étape, la personne qui la réalise, l'outil utilisé et ce qui la déclenche.
- Repérez les attentes, les relances et les ressaisies. C'est là que le temps se perd et que les erreurs entrent.
- Faites relire la carte par ceux qui exécutent le processus. Elle devient juste quand ils la corrigent, et une relecture collective courte suffit souvent.
Exemple de la maintenance d'un bâtiment public
Prenons un exemple générique, valable dans beaucoup de collectivités, avec une réparation à faire dans un bâtiment public. Sur le papier, le processus paraît simple.
Une fois dessinée, la carte montre où part le temps. Le rapport de diagnostic se rédige rarement, les devis se relancent un par un et la commande est ressaisie pour la comptabilité.
Chacun de ces points appelle sa propre réponse, qu'il s'agisse d'un modèle de rapport, de relances automatiques ou d'un envoi direct vers le logiciel financier. Aucun ne demande de tout changer.
Et après la carte ?
La carte sert d'abord à décider. En ajoutant la durée et la fréquence de chaque étape, vous pouvez chiffrer le temps récupérable et choisir ce qui mérite d'être automatisé.
Si les logiciels ne se parlent pas, la carte indique aussi quelles données demander à l'éditeur, comme nous l'expliquons dans notre guide pour demander une API à l'éditeur de votre logiciel métier. Pour une collectivité, notre audit IA et organisation mène ce travail pôle par pôle.
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